Gestion du personnel : définition, missions et bonnes pratiques pour les RH

La gestion du personnel constitue l’un des fondements de la fonction Ressources Humaines. Elle regroupe l’ensemble des activités permettant à une entreprise d’assurer un suivi administratif, juridique et humain efficace de ses salariés, depuis leur recrutement jusqu’à leur départ de l’entreprise.

Dans une entreprise, une gestion du personnel bien organisée permet notamment de maîtriser les effectifs, sécuriser les contrats de travail, suivre les absences et les congés, gérer les dossiers individuels, accompagner les salariés et prévenir les risques sociaux.

Au Cameroun, cette mission revêt une importance particulière compte tenu des obligations qui résultent du droit du travail, des conventions collectives applicables et des procédures internes de l’entreprise.

Mais concrètement, qu’est-ce que la gestion du personnel ? Quelles sont ses principales missions ? Comment l’organiser efficacement ? Quels outils utiliser ?

Dans cet article, nous vous proposons une présentation pratique de la gestion du personnel destinée aux DRH, responsables RH, dirigeants, managers et professionnels des ressources humaines.

1. Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

La gestion du personnel désigne l’ensemble des pratiques, procédures et outils utilisés par une entreprise pour administrer et suivre ses salariés tout au long de leur parcours professionnel.

Elle concerne notamment :

– le recrutement et l’intégration ;

– la constitution et la gestion des dossiers du personnel ;

– le suivi des contrats de travail ;

– la gestion des horaires et du temps de travail ;

– le suivi des présences et des absences ;

– la gestion des congés ;

– le suivi des périodes d’essai ;

– la gestion des mouvements du personnel ;

– le suivi administratif des salariés ;

– la préparation des éléments nécessaires à la paie ;

– la gestion des sanctions et procédures disciplinaires ;

– l’évaluation et le suivi de la performance ;

– la gestion des départs de l’entreprise.

La gestion du personnel est donc à la fois administrative, organisationnelle et humaine.

Elle constitue généralement une fonction essentielle du service RH, même lorsque l’entreprise ne dispose pas encore d’un département Ressources Humaines très développé.

2. Quelle est la différence entre gestion du personnel et gestion des ressources humaines ?

Les deux notions sont proches, mais elles ne recouvrent pas exactement la même réalité.

La gestion du personnel

Elle est principalement centrée sur l’administration et le suivi des salariés. Elle répond à des questions telles que :

– Quels sont les salariés présents dans l’entreprise ?

– Quels sont leurs contrats ?

– Quand leurs contrats arrivent-ils à échéance ?

– Qui est absent ?

– Qui est en congé ?

– Quelles sont les horaires applicables

– Quels éléments variables doivent être transmis à la paie ?

– Quels documents doivent être conservés dans le dossier du salarié ?

La gestion des ressources humaines

Elle possède une dimension plus large et davantage stratégique.

Elle comprend notamment :

– la gestion des compétences ;

– la formation ;

– la gestion des carrières ;

– la mobilité ;

– la gestion des talents ;

– la planification des effectifs ;

– l’évaluation de la performance ;

– la politique de rémunération ;

– la gestion des relations sociales ;

– le développement de la culture d’entreprise.

En pratique, la gestion du personnel constitue donc l’un des socles de la fonction RH.

Une entreprise peut difficilement développer une véritable politique RH si les fondamentaux de l’administration du personnel ne sont pas correctement maîtrisés.

3. Pourquoi la gestion du personnel est-elle importante ?

Une mauvaise organisation de la gestion du personnel peut rapidement entraîner des difficultés administratives, sociales, financières et juridiques. À l’inverse, une gestion rigoureuse permet à l’entreprise de mieux maîtriser son organisation.

3.1. Sécuriser la relation de travail

Le service RH doit être capable de suivre les principales étapes de la relation entre l’entreprise et le salarié.

Cela suppose notamment de maîtriser :

– la date d’embauche ;

– la nature du contrat ;

– la fonction occupée ;

– la classification ;

– la rémunération ;

– la période d’essai lorsqu’elle existe ;

– les éventuelles modifications du contrat ;

– les absences ;

– les congés ;

– les sanctions éventuelles ;

– la date et les conditions de départ.

Une bonne traçabilité permet de réduire les risques d’erreurs et de litiges.

3.2. Disposer d'informations fiables sur les effectifs

La direction doit pouvoir connaître à tout moment :

– le nombre de salariés ;

– la répartition par service ;

– les fonctions occupées ;

– les mouvements d’effectifs ;

– les recrutements en cours ;

– les départs prévus ;

– les absences ;

– les besoins en personnel.

Ces informations sont indispensables pour prendre de bonnes décisions.

3.3. Améliorer l'organisation du travail

Une gestion efficace des congés, absences, horaires et effectifs permet de mieux organiser les équipes. Elle permet notamment d’anticiper :

– les absences ;

– les remplacements ;

– les périodes de forte activité ;

– les besoins de recrutement ;

– les besoins en formation.

3.4. Faciliter le travail du service paie

Le service RH est souvent chargé de transmettre les informations nécessaires au traitement de la paie.

Il peut notamment s’agir :

– des absences ;

– des congés ;

– des heures supplémentaires ;

– des primes ;

– des indemnités ;

– des avances ;

– des retenues autorisées ;

– des changements de situation.

Une mauvaise transmission de ces informations peut entraîner des erreurs de paie et des réclamations des salariés.

4. Quelles sont les principales missions de la gestion du personnel ?

4.1. Gérer les dossiers individuels des salariés

La gestion du personnel couvre de nombreuses activités.

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Gestion du personnel : définition, missions et bonnes pratiques pour les RH

1. Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

2. Quelle est la différence entre gestion du personnel et gestion des ressources humaines ?

La gestion du personnel

La gestion des ressources humaines

3. Pourquoi la gestion du personnel est-elle importante ?

3.1. Sécuriser la relation de travail

3.2. Disposer d'informations fiables sur les effectifs

3.3. Améliorer l'organisation du travail

3.4. Faciliter le travail du service paie

4. Quelles sont les principales missions de la gestion du personnel ?

4.1. Gérer les dossiers individuels des salariés

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