Un recrutement efficace commence bien avant la publication d’une offre d’emploi. Avant de rechercher un candidat, le responsable RH doit être capable de répondre à une question essentielle : l’entreprise a-t-elle réellement besoin de recruter ?
Une augmentation de la charge de travail, le départ d’un salarié, la création d’un nouveau poste ou le développement de l’activité peuvent donner l’impression qu’un recrutement est nécessaire. Pourtant, toutes les situations ne justifient pas automatiquement l’embauche d’un nouveau salarié.
L’identification du besoin de recrutement consiste donc à analyser précisément la situation de l’entreprise afin de déterminer si le recours à une nouvelle ressource humaine est nécessaire, pour quel poste, avec quelles compétences et dans quelles conditions.
Dans cet article, nous vous proposons une méthode pratique permettant aux DRH, responsables RH, dirigeants et managers d’identifier correctement un besoin de recrutement.
Sommaire
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1. Qu’est-ce qu’un besoin de recrutement ?
Le besoin de recrutement correspond à la situation dans laquelle une entreprise estime qu’elle doit renforcer, remplacer ou développer ses ressources humaines afin de répondre à ses besoins opérationnels ou stratégiques.
Ce besoin peut être :
– Permanent, lorsqu’il correspond à un emploi durable dans l’entreprise ;permanent, lorsqu’il correspond à un emploi durable dans l’entreprise ;
– Temporaire, lorsque le renforcement est lié à une période ou à une situation particulière ;
– Lié à un remplacement, lorsqu’un salarié quitte temporairement ou définitivement son poste ;
– Lié au développement de l’activité, lorsque l’entreprise augmente sa production, ses ventes ou ses activités ;
– Lié à une réorganisation, lorsqu’une nouvelle organisation nécessite de nouvelles compétences ;
– Lié à la création d’un nouveau poste, lorsque l’entreprise introduit une fonction qui n’existait pas auparavant.
Le premier travail du responsable RH consiste donc à déterminer la nature exacte du besoin avant de lancer le recrutement.
2. Pourquoi est-il important d’identifier correctement le besoin ?
Un recrutement représente un coût pour l’entreprise. Il faut notamment prendre en compte :
– le temps consacré à la recherche des candidats ;
– la publication des offres ;
– les entretiens ;
– les tests éventuels ;
– les démarches administratives ;
– l’intégration du nouveau salarié ;
– la rémunération et les charges liées à l’emploi ;
– la formation ;
– le temps consacré par les managers et le service RH
Un recrutement mal préparé peut donc conduire à plusieurs difficultés :
❌ recrutement d’un profil inadapté ;
❌ création d’un poste dont l’entreprise n’a pas réellement besoin ;
❌ augmentation inutile de la masse salariale ;
❌ mauvaise répartition des responsabilités ;
❌ période d’essai non concluante ;
❌ départ rapide du salarié recruté.
À l’inverse, une bonne analyse du besoin permet de recruter la bonne personne, pour le bon poste, au bon moment.
3. Les principales situations qui peuvent révéler un besoin de recrutement
Plusieurs événements peuvent conduire une entreprise à envisager un recrutement.
a) Le départ d'un salarié
Le départ d’un salarié est l’une des principales raisons qui poussent une entreprise à recruter. Il peut s’agir notamment :
– d’une démission ;
– d’un départ à la retraite ;
– d’une rupture du contrat ;
– d’une mobilité interne ;
– d’une mutation ;
– d’un décès ;
– d’une absence prolongée nécessitant un remplacement.
Mais attention : le départ d’un salarié ne signifie pas automatiquement qu’il faut le remplacer à l’identique.
Le responsable RH doit se demander :
Le poste doit-il réellement être maintenu ? Il peut être plus pertinent de :
– redistribuer les tâches ;
– automatiser certaines activités ;
– former un salarié existant ;
– promouvoir un collaborateur ;
– réorganiser le service ;
– ou recruter un nouveau profil avec des compétences différentes.
b) L'augmentation de la charge de travail
Une entreprise peut également identifier un besoin de recrutement lorsque les salariés ne parviennent plus à absorber correctement la charge de travail.
Certains signes doivent attirer l’attention du responsable RH :
– multiplication des heures supplémentaires ;
– retards dans l’exécution des tâches ;
– accumulation des dossiers ;
– baisse de la qualité du travail ;
– augmentation des réclamations clients ;
– délais de livraison plus longs ;
– surcharge permanente des équipes ;
– augmentation des erreurs ;
– difficultés à respecter les objectifs.
Dans une entreprise industrielle, par exemple, une augmentation durable du volume de production peut nécessiter le renforcement des équipes de production, de maintenance, de contrôle qualité, de logistique ou de magasinage.
Cependant, avant de recruter, il faut vérifier que la surcharge de travail est structurelle et non simplement ponctuelle.
c) Le développement de l'entreprise
La croissance de l’entreprise constitue également une cause fréquente de recrutement. Une entreprise peut avoir besoin de nouvelles compétences lorsqu’elle :
– ouvre une nouvelle agence ;
– lance une nouvelle activité ;
– augmente sa capacité de production ;
– développe son réseau commercial ;
– conquiert de nouveaux marchés ;
– acquiert de nouveaux clients ;
– investit dans de nouvelles machines ;
– développe son activité numérique.
Exemple pratique
Une entreprise industrielle augmente fortement sa production de tôles, pointes et tuyaux PVC.
Le responsable RH constate que les équipes existantes ne peuvent plus assurer correctement la production, le contrôle qualité et la logistique.
Après analyse, l’entreprise décide de renforcer :
– l’équipe de production ;
– le contrôle qualité ;
– la maintenance ;
– le magasin ;
– la logistique.
Le recrutement répond alors à un besoin réel lié au développement de l’activité.
d) . La création d'un nouveau poste
Le besoin de recrutement peut également apparaître lorsqu’une fonction nouvelle devient nécessaire.
Par exemple :
Une entreprise qui développe fortement sa présence sur Facebook, LinkedIn, TikTok et WhatsApp peut décider de créer un poste de chargé de communication digitale ou de commercial-marketing digital.
Dans ce cas, il ne s’agit pas de remplacer un salarié. Il faut donc construire le poste à partir des besoins de l’entreprise :
– missions ;
– responsabilités ;
– compétences ;
– niveau de qualification ;
– expérience ;
– rattachement hiérarchique ;
– objectifs ;
– rémunération ;
– moyens nécessaires.
La fiche de poste devient alors un outil essentiel pour formaliser le besoin.
4. Les 7 questions à se poser avant de recruter
Avant de demander au service RH de lancer un recrutement, le manager et le responsable RH devraient répondre à au moins sept questions.
Question 1 : Pourquoi avons-nous besoin de cette personne ?
Il faut identifier clairement le problème auquel le recrutement doit répondre.
Question 2 : Le besoin est-il réellement nécessaire ?
Une difficulté organisationnelle peut parfois être résolue sans recrutement.
Question 3 : Le besoin est-il permanent ou temporaire ?
Cette distinction est essentielle pour déterminer la solution RH appropriée.
Question 4 : Peut-on résoudre le problème autrement ?
Il faut envisager :
– la mobilité interne ;
– la promotion ;
– la formation ;
– la réorganisation ;
– l’automatisation ;
– la redistribution des tâches ;
– le recours temporaire à des ressources adaptées au besoin.
Question 5 : Quelles missions seront confiées au futur salarié ?
Les missions doivent être clairement définies avant de rechercher un candidat.
Question 6 : Quelles compétences sont indispensables ?
Il faut distinguer les compétences :
– Les compétences indispensables ;
– Les compétences souhaitables ;
– Et les compétences complémentaires.
Question 7 : L’entreprise dispose-t-elle du budget nécessaire ?
Un recrutement doit être compatible avec les capacités financières de l’entreprise.
5. Analyser le poste avant de rechercher le candidat
Une erreur fréquente consiste à commencer par chercher un candidat avant même d’avoir défini précisément le poste.
La démarche devrait être inversée :
Besoin → Poste → Profil → Recherche → Sélection → Recrutement
Le responsable RH doit notamment déterminer :
| Élément | Questions à se poser |
|---|---|
| Intitulé | Quel sera le nom du poste ? |
| Mission | Quelle est la raison d’être du poste ? |
| Activités | Quelles seront les principales tâches ? |
| Responsabilités | De quoi le salarié sera-t-il responsable ? |
| Rattachement | À quel responsable sera-t-il rattaché ? |
| Compétences | Quelles compétences sont nécessaires ? |
| Formation | Quel niveau de formation est requis ? |
| Expérience | Quelle expérience est souhaitée ? |
| Conditions | Dans quelles conditions le travail sera-t-il effectué ? |
| Objectifs | Quels résultats devra-t-il atteindre ? |
| Rémunération | Quel budget l’entreprise peut-elle consacrer au poste ? |
Cette analyse permet ensuite de rédiger une fiche de poste et une offre d’emploi cohérentes.
6. Recrutement externe ou mobilité interne ?
Avant de publier une offre d’emploi, le responsable RH doit également vérifier si l’entreprise dispose déjà des compétences recherchées.
La question à poser est :
Avons-nous déjà, au sein de l’entreprise, une personne capable d’occuper ce poste après une formation ou une évolution professionnelle ?
La mobilité interne peut présenter plusieurs avantages :
– meilleure connaissance de l’entreprise ;
– réduction du temps d’intégration ;
– valorisation des salariés ;
– motivation des équipes ;
– développement des compétences internes ;
– réduction de certains coûts de recrutement.
Le recrutement externe devient particulièrement pertinent lorsque l’entreprise ne dispose pas des compétences recherchées ou lorsqu’elle souhaite intégrer de nouvelles expertises.
7 . Comment formaliser un besoin de recrutement ?
Pour professionnaliser le processus, il est recommandé de mettre en place une fiche de demande de recrutement.
Cette fiche peut comprendre les rubriques suivantes :
Identification du besoin
– Service demandeur ;
– Responsable demandeur ;
– Date de la demande ;
– Motif du recrutement ;
– Poste concerné.
Nature du besoin
– remplacement ;
– création de poste ;
– accroissement d’activité ;
– réorganisation ;
– autre.
Caractéristiques du poste
– intitulé ;
– nombre de postes ;
– lieu de travail ;
– supérieur hiérarchique ;
– principales missions.
Profil recherché
– niveau d’études ;
– qualification ;
– expérience ;
– compétences techniques ;
– compétences comportementales.
Conditions
– type de contrat envisagé ;
– rémunération prévue ou fourchette budgétaire ;
– date souhaitée de prise de fonction.
Validation
La demande peut ensuite être soumise à la validation :
Manager → RH → Direction générale
selon l’organisation de l’entreprise.
8. Comment déterminer si le recrutement est urgent ?
Tous les besoins de recrutement ne présentent pas le même niveau d’urgence. Le responsable RH peut classer les besoins en trois catégories :
Urgence élevée
Le poste vacant bloque ou perturbe fortement l’activité.
Urgence moyenne
Le poste doit être pourvu rapidement mais l’activité peut temporairement fonctionner avec les ressources disponibles.
Urgence faible
Le recrutement est prévu dans le cadre du développement futur de l’entreprise.
Cette classification permet au service RH de mieux organiser son plan de recrutement.
9. Les indicateurs RH qui peuvent aider à détecter un besoin
Le besoin de recrutement peut également être identifié grâce aux données RH. Quelques indicateurs particulièrement utiles :
Taux d’absentéisme
Une augmentation durable de l’absentéisme peut révéler une surcharge ou une mauvaise organisation du travail.
Heures supplémentaires
Une hausse persistante peut signaler que les effectifs sont insuffisants.
Turnover
Un turnover élevé peut nécessiter une analyse avant de procéder à de nouveaux recrutements.
Productivité
Une baisse de productivité peut révéler un problème d’effectif, mais aussi d’organisation, de compétence ou de management.
Charge de travail
L’évolution du nombre de dossiers, commandes, clients ou unités produites peut être comparée aux effectifs disponibles.
Attention : un indicateur RH ne doit jamais être interprété isolément.
Une augmentation des heures supplémentaires, par exemple, ne signifie pas automatiquement qu’il faut recruter. Elle peut également révéler un problème de planification ou d’organisation.
10. Exemple pratique : faut-il recruter un magasinier ?
Une entreprise constate que son magasin connaît une augmentation importante des mouvements de stocks.
Le responsable du magasin demande immédiatement le recrutement d’un magasinier supplémentaire.
Le DRH ne devrait pas simplement valider la demande.
l doit analyser :
1. Quelle est l’évolution du volume des stocks ?
2. Combien de mouvements supplémentaires sont enregistrés ?
3. Combien d’heures supplémentaires sont effectuées ?
4. Les tâches sont-elles correctement réparties ?
5. Les procédures de gestion des stocks sont-elles efficaces ?
6. Le logiciel de gestion permet-il d’automatiser certaines tâches ?
7. Existe-t-il un salarié pouvant être affecté ou formé à cette fonction ?
8. Le besoin est-il temporaire ou durable ?
Après cette analyse, plusieurs solutions peuvent être envisagées :
– recruter ;
– réorganiser le magasin ;
– renforcer temporairement l’équipe ;
– former un salarié ;
– automatiser certaines opérations ;
– modifier les horaires ou la répartition des tâches.
Le recrutement n’est donc qu’une solution parmi plusieurs.
11. Les erreurs à éviter dans l'identification d'un besoin de recrutement
❌ Recruter simplement parce qu’un manager le demande
Le service RH doit analyser objectivement la demande.
❌ Remplacer automatiquement chaque salarié qui quitte l’entreprise
Le poste peut avoir évolué ou ne plus être nécessaire.
❌ Recruter sans fiche de poste
Cela augmente le risque de sélectionner un candidat qui ne correspond pas réellement au besoin.
❌ Recruter sans budget
Le besoin RH doit être compatible avec les capacités financières de l’entreprise.
❌ Confondre surcharge ponctuelle et besoin permanent
Une période exceptionnelle d’activité ne justifie pas nécessairement une embauche permanente.
❌ Négliger la mobilité interne
L’entreprise possède parfois déjà les compétences dont elle a besoin.
❌ Se focaliser uniquement sur le nombre de salariés
La question n’est pas seulement :
« Combien de personnes avons-nous ? »
mais surtout :
« Avons-nous les bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment ? »
12. Une méthode simple en 6 étapes
Pour les DRH et responsables RH, voici une méthode pratique :
ÉTAPE 1 — Identifier le problème
Pourquoi l’entreprise envisage-t-elle un recrutement ?
ÉTAPE 2 — Mesurer le besoin
Quelle est l’évolution réelle de la charge de travail ?
ÉTAPE 3 — Vérifier les solutions internes
Peut-on résoudre le problème par la mobilité, la formation ou la réorganisation ?
ÉTAPE 4 — Définir le poste
Quelles seront les missions et responsabilités ?
ÉTAPE 5 — Définir le profil
Quelles compétences, qualifications et expériences sont nécessaires ?
ÉTAPE 6 — Valider le recrutement
Le besoin est-il justifié, budgétisé et validé par la direction ?
Une fois ces étapes terminées, le service RH peut passer à la recherche et à la sélection des candidats.
13. Ce qu'il faut retenir
Un bon recrutement commence par une bonne analyse du besoin.
Avant de publier une offre d’emploi, le responsable RH doit notamment vérifier :
👉 pourquoi l’entreprise souhaite recruter ;
👉 si le besoin est réellement nécessaire ;
👉 si le besoin est permanent ou temporaire ;
👉 si une solution interne est possible ;
👉 quelles missions seront confiées au futur salarié ;
👉 quelles compétences sont nécessaires ;
👉 quel budget est disponible ;
👉 et à quel moment le recrutement doit intervenir.
Le rôle du DRH n’est donc pas simplement de trouver un candidat. Il consiste d’abord à s’assurer que l’entreprise a réellement besoin de recruter et qu’elle recrute pour répondre à un besoin clairement identifié.
Conclusion
Identifier un besoin de recrutement est une étape stratégique de la gestion des ressources humaines.
Un recrutement réussi ne commence ni par un CV ni par un entretien. Il commence par l’identification précise du besoin de l’entreprise.
Pour une entreprise, la bonne question n’est donc pas simplement :
« Qui devons-nous recruter ? »
mais plutôt :
« De quelle ressource avons-nous réellement besoin pour atteindre nos objectifs ? »
Cette distinction permet au service RH de passer d’une logique de recrutement réactif à une véritable logique de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.